پنجشنبه 8 اردیبهشت 1390
دلایل ضعف روابط عمومیهای سازمانهای دولتی درایران(2)-
1- نقش حسگری،رصد و شناخت محیط
مدیریت استراتژیک و رشد آن مبتنی بر دیدگاه خارج از سازمان و درک نفش و
اهمیت مولفه های محیطی می باشد طبعا تاثیر محیط در سازمانها هر روز بیشتر
شده و بدیهیست که رصد کردن محیط و داشتن حسگرهایی که محیط را شناخته و
جریان اطلاعاتی مناسبی را برای سازمان ایجاد نمایند تناسب مستقیمی با توفیق
سازمانها و شرکتها برای حصول به اهدافشان دارد . ماهیت فعالیتها ، نقشها و وظایف
روابط عمومی به گونه ای است که می تواند در این فضا نقش کلیدی و استراتژیک ایفا
نماید در این راستا وظیفه حسگری و رصد کردن محیط که یکی از ارکان تصمیم گیری
سازمانی بوده مربوط به روابط عمومی است که اهمیت آن هر روز بیشتر می شود
2- ایجاد توازن و تعادل میان مولفه های سیستم و همچنین داخل و خارج از سیستم
اگر سازمانها و شرکتها را بعنوان یک سیستم بشناسیم بدون تردید بسته شدن هر
سیستمی می تواند منجر به نابودی آن شود لذا یک و ظیفه مهم و خطیر در سازمان
که نقش آن می بایست بر عهده روابط عمومی ها باشد ایجاد توازن و تعادل در محیط
است بدین منظور می بایست آنتروپی سیستم کنترل شود پس دغدغه تبادل انرژی و
هدایت جریان آن می تواند نقش مهمی در بقا سازمان ایفا نماید . این نقش به دو طریق
می تواند ظهور پیدا کند یکی بهره گیری و ایجاد حلقه های باز خورد مناسب وچرخه
های تعادل به منظور ایجاد تعادل سیستمی و جلوگیری از افتادن در چرخه های
سیستمی رو به زوال و دیگری بهره گیری از عنصر داده و اطلاعات به منظور برقراری
ارتباط با خارج از سیستم و جلوگیری از بسته شدن سیستم می باشد،که هر دوی
اینها می تواند از نقشها و وظایف اصلی روابط عمومی ها محسوب شود. 3- هدایت
ورود و خروج اطلاعات یکی از وظایف کلیدی روابط عمومی ها که در بندهای
پیشین نیز تلویحا از آن یاد شد ایجاد نظام مناسب و چرخه های اطلاعاتی است
طبیعی است که ورود و خروج اطلاعات در سازمان می بایست شکل های قاعده
مندی داشته و پیش بینی نیازمندیها و حضور مناسب از ویژگیهای یک روایظ عمومی
خوب است در وجه بیرونی اطلاع رسانی صحیح می تواند خواستهای یک سازمان
همانند پاسخگویی و تصویر اجتماعی را پوشش دهد ودروجه درونی، دریافت فراروی و
تبدیل داده های محیطی به عنصری همانند دانش و یا اظلاعاتی که مستقیما در نظام
سازمان به کار آید از نقشهای مهم و حساس روابط عمومی می باشد در دنیای امروز
داده ها و اطلاعات اولیه از اهمیت زیادی بر خوردار نیستند و عموما به صورت گسترده
و توزیعی در اختیار همه می باشند لیک فرآوری و باز پروری و تولید دانش و استخراج
گزاره های آن در فرایند غنی سازی داده ها از اهمیت زیادی برخوردار است لذا روابط
عمومی ها حتما می بایست به دانش و مهارت های مربوط به فراوری اطلاعات همانند
داده کاوی و جوش داده ها تسلط داشته باشند برای محقق شدن نقشهای فوق
توجه به نکات زیر و مهندسی مجدد در ساختار و نظام روابط عمومی در سازمانهای
دولتی ضروریست:
1- توسعه منابع انسانی برای داشتن یک روابط عمومی کارا و اثر
بخش مطمینانیروی انسانی علمی ، متخصص ، ماهر و ورزیده نیاز است تا نقشها و
وظایفی که پیشتر تشریح شد امکان محقق شدن پیدا کند
2- توسعه تشکیلات و روشهای نظام روابط عمومی فقدان فرایند های مناسب و رویه های مطلوب
سیستم موجب عدم کارایی انسانها در این سیستم می شود لذا به صورت همزمان
بازبینی و باز آیی فرایند های کاری سیستم روابط عمومی با هدف توسعه تشکیلات و
روشها و چگونگی اداره آن از اهمیت والایی بر خوردار است
3- توسعه فن آوری های اطلاعاتی و ارتباطی
نقش فن آوری اطلاعات و ارتباطات در روابط عمومی
نوین نقشی غیرقابل انکار و کلیدی دارد. فراهم آوردن بسترهای سخت افزاری و نرم
افزاری لازم و همچنین بهره گیری از شبکه های اطلاعاتی و ارتباطی موجود علاوه بر
ر آنکه می تواند کارایی فرایند ها و افراد را بالاتر ببرد ما را به یک فضای مجازی بسیار
گسترده می برد که ذر این دنیای مجازی ظرفیت های بسیاری ایجاد می شود که
بهره گیری از آن می تواند مزیت نسبی و استراتژیک برای ما ایجاد نماید
4- بازسازی دیدگاه مدیران و روسای سازمان ها و دستگاههای اجرایی نسبت به
روابط عمومی
5- توسعه منابع و ادبیات مکتوب روابط عمومی
یکی از عوامل اصلی ضعف سازمانها ،کمبود منابع و ادبیات فقیر روابط عمومی در
سازمانهای اجرایی و دولتی می باشد توجه به این امر و وجود آرشیو مستقل و غنی
کتب و جزوات روابط عمومی و موضوعات مرتبط به این حوزه می تواند در بالا بردن
اطلاعات علمی و توان تخصصی کارشناسان و علاقمندان به این رشته و کیفیت
بخشی به سیستم روابط عمومی سازمان کمک شایانی نماید
6- شفاف سازی اطلاعات و نقد پذیری سازمان در مقابل افکار عمومی و رسانه ها
تجربه نشان داده است هر گاه یگ نهاد سعی در مخفی سازی مشکلات آشکار و عیان مجموعه خود داشته با نقدهای به مراتب بیش تر و تندتراز سوی افکار عمومی و رسانه ها مواجه شده است
7- تعامل دو سویه با رسانه ها
گاهی دیدگاه غیر حرفه ای در روابط عمومی ها در استفاده از ظرفیت های بالای رسانه ها بعنوان ابزار موثر و مثبت در انعکاس اخبار و عملکرد سازمان موجب نوعی جدایی و فاصله بین رسانه ها وروابط عمومی سازمانهای دولتی می شود نارسایی ارتباطی میان روابط عمومی ها و رسانه ها و گرایش به برخی از مطبوعات و خبر گزاری ها و رسانه های خاص و دسته بندی و نگاه ارزشی به خبرنگاران از سوی روابط عمومی ها ، گاها موضع گیری های خاص رسانه ها در مقابل آن سازمان را موجب می شود لذا اولین گام در بهبود این وضعیت یکسان نگری به تمامی رسانه هایی که دارای مجوز نشر در کشور هستند و تعامل مثبت و دو سویه با رسانه ها و استفاده از نقطه نظرات آنها در پیشبرد اهداف سازمانی می باشد که ین امر موجب برجستگی و توجه بیشتر افکار عمومی ، نخبگان و رسانه ها به سازمان و به تبع آن به سیستم روابط عمومی آن مجموعه می شود
8- حذف نگاه صرف سیاسی یا فردی مدیران و جایگزینی نگاه حرفه ای در انتخاب مسؤول یا کارشناسان روابط عمومی
9- حمایت قانونی از مدیر و کارشناسان روابط عمومی برای عملکرد بیطرفانه در سازمان
روابط عمومی بنا بر ماهیت خود نمی تواند صرفا اهداف سازمان را دنبال کند و در بر
ابر منافع سازمانی ، منافع عمومی را فراموش کند. بر این اساس مدیر روابط عمومی باید حامی منافع مردم در درون سازمان و یاور مدیریت سازمان باشد و بتواند بین این دوهماهنگی لازم را ایجاد کند ولی متاسفانه ترس از برخورد با مدیر در بعضی موارد ، اغلب مدیران روابط عمومی را به سوی مدیریت اداری سوق می دهد و این یعنی دور شدن از هدف اصلی خود و فراموش کردن مردم ، شاید وجود نظارت بر عملکرد مدیران روابط عمومی از سوی دستگاههای متولی روابط عمومی کشور تا حدودی در حل این مساله موثر باشد
10- ضابطه مند نمودن اتخاب مدیر روابط عمومی از سوی مدیران دستگاه
در حال حاضر به غیر از اشاره جزیی در آیین نامه جدید روابط عمومی دستگاه های اجرایی کشور ، متاسفانه ضوابط خاصی برای تعیین و انتخاب مدیر روابط عمومی از طرف دستگاههای متولی تنظیم نشده ا و برای اقدام در اختیار مدیران ارشد سازمانها قرار نگرفته است و چه بسا آنها در زمان تصمیم گیری برای انتخاب مدیر روابط عمومی توجیه نیستند و بر اساس معیارهای ذهنی و غیر علمی به این انتخاب مهم دست می زنند که نتیجه این کار ، عدم توانمندی روابط عمومی در سازمان و شکل گیری دیدگاه منفی نسبت به عملکرد روابط عمومی در نزد مدیران ارشد سازمانهاست.
منابع :
1- صادقیان- بتول- " معمای ناکارمدی مدیریت روابط عمومی"
2- جاسبی- عبدالله- " روابط عمومی یا مدیریت ارتباطات در سازمان "
3- مزینانی- علی- " جایگاه روابط عمومی در سازمانهای دیجیتال کجاست "- سایت روابط عمومی کاربردی
4- خبرگزاری ایسنا– بررسی" میزان تخصص گرایی در روابط عمومی ها" از دیدگاه کارشناسان
5- بهرامیان – شفیع –" سایه سنگین سیاست برروابط غمومی ها "
مدیریت استراتژیک و رشد آن مبتنی بر دیدگاه خارج از سازمان و درک نفش و
اهمیت مولفه های محیطی می باشد طبعا تاثیر محیط در سازمانها هر روز بیشتر
شده و بدیهیست که رصد کردن محیط و داشتن حسگرهایی که محیط را شناخته و
جریان اطلاعاتی مناسبی را برای سازمان ایجاد نمایند تناسب مستقیمی با توفیق
سازمانها و شرکتها برای حصول به اهدافشان دارد . ماهیت فعالیتها ، نقشها و وظایف
روابط عمومی به گونه ای است که می تواند در این فضا نقش کلیدی و استراتژیک ایفا
نماید در این راستا وظیفه حسگری و رصد کردن محیط که یکی از ارکان تصمیم گیری
سازمانی بوده مربوط به روابط عمومی است که اهمیت آن هر روز بیشتر می شود
2- ایجاد توازن و تعادل میان مولفه های سیستم و همچنین داخل و خارج از سیستم
اگر سازمانها و شرکتها را بعنوان یک سیستم بشناسیم بدون تردید بسته شدن هر
سیستمی می تواند منجر به نابودی آن شود لذا یک و ظیفه مهم و خطیر در سازمان
که نقش آن می بایست بر عهده روابط عمومی ها باشد ایجاد توازن و تعادل در محیط
است بدین منظور می بایست آنتروپی سیستم کنترل شود پس دغدغه تبادل انرژی و
هدایت جریان آن می تواند نقش مهمی در بقا سازمان ایفا نماید . این نقش به دو طریق
می تواند ظهور پیدا کند یکی بهره گیری و ایجاد حلقه های باز خورد مناسب وچرخه
های تعادل به منظور ایجاد تعادل سیستمی و جلوگیری از افتادن در چرخه های
سیستمی رو به زوال و دیگری بهره گیری از عنصر داده و اطلاعات به منظور برقراری
ارتباط با خارج از سیستم و جلوگیری از بسته شدن سیستم می باشد،که هر دوی
اینها می تواند از نقشها و وظایف اصلی روابط عمومی ها محسوب شود. 3- هدایت
ورود و خروج اطلاعات یکی از وظایف کلیدی روابط عمومی ها که در بندهای
پیشین نیز تلویحا از آن یاد شد ایجاد نظام مناسب و چرخه های اطلاعاتی است
طبیعی است که ورود و خروج اطلاعات در سازمان می بایست شکل های قاعده
مندی داشته و پیش بینی نیازمندیها و حضور مناسب از ویژگیهای یک روایظ عمومی
خوب است در وجه بیرونی اطلاع رسانی صحیح می تواند خواستهای یک سازمان
همانند پاسخگویی و تصویر اجتماعی را پوشش دهد ودروجه درونی، دریافت فراروی و
تبدیل داده های محیطی به عنصری همانند دانش و یا اظلاعاتی که مستقیما در نظام
سازمان به کار آید از نقشهای مهم و حساس روابط عمومی می باشد در دنیای امروز
داده ها و اطلاعات اولیه از اهمیت زیادی بر خوردار نیستند و عموما به صورت گسترده
و توزیعی در اختیار همه می باشند لیک فرآوری و باز پروری و تولید دانش و استخراج
گزاره های آن در فرایند غنی سازی داده ها از اهمیت زیادی برخوردار است لذا روابط
عمومی ها حتما می بایست به دانش و مهارت های مربوط به فراوری اطلاعات همانند
داده کاوی و جوش داده ها تسلط داشته باشند برای محقق شدن نقشهای فوق
توجه به نکات زیر و مهندسی مجدد در ساختار و نظام روابط عمومی در سازمانهای
دولتی ضروریست:
1- توسعه منابع انسانی برای داشتن یک روابط عمومی کارا و اثر
بخش مطمینانیروی انسانی علمی ، متخصص ، ماهر و ورزیده نیاز است تا نقشها و
وظایفی که پیشتر تشریح شد امکان محقق شدن پیدا کند
2- توسعه تشکیلات و روشهای نظام روابط عمومی فقدان فرایند های مناسب و رویه های مطلوب
سیستم موجب عدم کارایی انسانها در این سیستم می شود لذا به صورت همزمان
بازبینی و باز آیی فرایند های کاری سیستم روابط عمومی با هدف توسعه تشکیلات و
روشها و چگونگی اداره آن از اهمیت والایی بر خوردار است
3- توسعه فن آوری های اطلاعاتی و ارتباطی
نقش فن آوری اطلاعات و ارتباطات در روابط عمومی
نوین نقشی غیرقابل انکار و کلیدی دارد. فراهم آوردن بسترهای سخت افزاری و نرم
افزاری لازم و همچنین بهره گیری از شبکه های اطلاعاتی و ارتباطی موجود علاوه بر
ر آنکه می تواند کارایی فرایند ها و افراد را بالاتر ببرد ما را به یک فضای مجازی بسیار
گسترده می برد که ذر این دنیای مجازی ظرفیت های بسیاری ایجاد می شود که
بهره گیری از آن می تواند مزیت نسبی و استراتژیک برای ما ایجاد نماید
4- بازسازی دیدگاه مدیران و روسای سازمان ها و دستگاههای اجرایی نسبت به
روابط عمومی
5- توسعه منابع و ادبیات مکتوب روابط عمومی
یکی از عوامل اصلی ضعف سازمانها ،کمبود منابع و ادبیات فقیر روابط عمومی در
سازمانهای اجرایی و دولتی می باشد توجه به این امر و وجود آرشیو مستقل و غنی
کتب و جزوات روابط عمومی و موضوعات مرتبط به این حوزه می تواند در بالا بردن
اطلاعات علمی و توان تخصصی کارشناسان و علاقمندان به این رشته و کیفیت
بخشی به سیستم روابط عمومی سازمان کمک شایانی نماید
6- شفاف سازی اطلاعات و نقد پذیری سازمان در مقابل افکار عمومی و رسانه ها
تجربه نشان داده است هر گاه یگ نهاد سعی در مخفی سازی مشکلات آشکار و عیان مجموعه خود داشته با نقدهای به مراتب بیش تر و تندتراز سوی افکار عمومی و رسانه ها مواجه شده است
7- تعامل دو سویه با رسانه ها
گاهی دیدگاه غیر حرفه ای در روابط عمومی ها در استفاده از ظرفیت های بالای رسانه ها بعنوان ابزار موثر و مثبت در انعکاس اخبار و عملکرد سازمان موجب نوعی جدایی و فاصله بین رسانه ها وروابط عمومی سازمانهای دولتی می شود نارسایی ارتباطی میان روابط عمومی ها و رسانه ها و گرایش به برخی از مطبوعات و خبر گزاری ها و رسانه های خاص و دسته بندی و نگاه ارزشی به خبرنگاران از سوی روابط عمومی ها ، گاها موضع گیری های خاص رسانه ها در مقابل آن سازمان را موجب می شود لذا اولین گام در بهبود این وضعیت یکسان نگری به تمامی رسانه هایی که دارای مجوز نشر در کشور هستند و تعامل مثبت و دو سویه با رسانه ها و استفاده از نقطه نظرات آنها در پیشبرد اهداف سازمانی می باشد که ین امر موجب برجستگی و توجه بیشتر افکار عمومی ، نخبگان و رسانه ها به سازمان و به تبع آن به سیستم روابط عمومی آن مجموعه می شود
8- حذف نگاه صرف سیاسی یا فردی مدیران و جایگزینی نگاه حرفه ای در انتخاب مسؤول یا کارشناسان روابط عمومی
9- حمایت قانونی از مدیر و کارشناسان روابط عمومی برای عملکرد بیطرفانه در سازمان
روابط عمومی بنا بر ماهیت خود نمی تواند صرفا اهداف سازمان را دنبال کند و در بر
ابر منافع سازمانی ، منافع عمومی را فراموش کند. بر این اساس مدیر روابط عمومی باید حامی منافع مردم در درون سازمان و یاور مدیریت سازمان باشد و بتواند بین این دوهماهنگی لازم را ایجاد کند ولی متاسفانه ترس از برخورد با مدیر در بعضی موارد ، اغلب مدیران روابط عمومی را به سوی مدیریت اداری سوق می دهد و این یعنی دور شدن از هدف اصلی خود و فراموش کردن مردم ، شاید وجود نظارت بر عملکرد مدیران روابط عمومی از سوی دستگاههای متولی روابط عمومی کشور تا حدودی در حل این مساله موثر باشد
10- ضابطه مند نمودن اتخاب مدیر روابط عمومی از سوی مدیران دستگاه
در حال حاضر به غیر از اشاره جزیی در آیین نامه جدید روابط عمومی دستگاه های اجرایی کشور ، متاسفانه ضوابط خاصی برای تعیین و انتخاب مدیر روابط عمومی از طرف دستگاههای متولی تنظیم نشده ا و برای اقدام در اختیار مدیران ارشد سازمانها قرار نگرفته است و چه بسا آنها در زمان تصمیم گیری برای انتخاب مدیر روابط عمومی توجیه نیستند و بر اساس معیارهای ذهنی و غیر علمی به این انتخاب مهم دست می زنند که نتیجه این کار ، عدم توانمندی روابط عمومی در سازمان و شکل گیری دیدگاه منفی نسبت به عملکرد روابط عمومی در نزد مدیران ارشد سازمانهاست.
منابع :
1- صادقیان- بتول- " معمای ناکارمدی مدیریت روابط عمومی"
2- جاسبی- عبدالله- " روابط عمومی یا مدیریت ارتباطات در سازمان "
3- مزینانی- علی- " جایگاه روابط عمومی در سازمانهای دیجیتال کجاست "- سایت روابط عمومی کاربردی
4- خبرگزاری ایسنا– بررسی" میزان تخصص گرایی در روابط عمومی ها" از دیدگاه کارشناسان
5- بهرامیان – شفیع –" سایه سنگین سیاست برروابط غمومی ها "